An die Rechner: Let's meet again

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In den letzten drei Jahren ist viel passiert, was den Umgang mit Online-Meeting-Tools betrifft. Man sollte meinen, vom Grundschüler bis zur Oma sind nun alle firm und wissen was zu tun ist, damit die Technik funktioniert. Doch die Erfahrung zeigt, dass es immer noch einige Fallstricke gibt, die ein erfolgreiches Meeting verhindern. Was also tun, dass es auf Anhieb klappt?

Kamera ein oder aus?

Wer von zu Hause aus arbeitet und sich Montagmorgen noch nicht ins Business-Kostüm geschmissen hat, bevorzugt es vielleicht, die Kamera in der digitalen Besprechung lieber ausgeschaltet zu lassen. Hier kommt es darauf an, mit wem Sie eine Besprechung haben. Handelt es sich um einen Regeltermin mit einer Kollegin, die Sie gut kennen, verzeiht sie Ihnen sicherlich den schwarzen Bildschirm. Geht es aber vielleicht um einen Kundentermin, darf die Kamera gerne angeschaltet sein. Jeder weiß, der erste Eindruck zählt. Bleibt die Kamera aus, wirkt es womöglich so, als hätten Sie etwas zu verstecken. Schaffen Sie stattdessen eine offene Atmosphäre und somit auch eine gute Grundlage für die Zusammenarbeit.

Interaktion bei Onlineschulungen

Viele Schulungen wurden in den Pandemiejahren in den virtuellen Raum verlagert und sind in vielen Fällen nicht mehr in die analoge Welt zurückgekehrt. Klar haben sie einige unschlagbare Vorteile. Man ist nicht ortsgebunden, Anfahrtswege entfallen und die Kosten sind geringer. Digitale Schulungen können allerdings auch anstrengend werden, wenn man mehrere Stunden am Bildschirm sitzt. Um dem entgegenzuwirken, lohnt es sich, öfter kleine Pausen einzuplanen und vor allem die Interaktion der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu fördern. Das kann in Form von praktischen Aufgaben sein oder sie erarbeiten gemeinsam Inhalte auf einem digitalen Notiz-Board. Die Technik macht’s möglich.

Der Ton macht die Musik

Ein Problem bei hybriden Besprechungen ist häufig die Tonqualität. Während ein Teil der Teilnehmer und Teilnehmerinnen gemeinsam im Besprechungsraum sitzt und sich problemlos versteht, ist es für zugeschaltete Teilnehmer schwierig, der Diskussion zu folgen. Das kann zum einen an schlechter Audioqualität liegen oder daran, dass Onlineteilnehmer nicht zuordnen können, wer gerade spricht. Deshalb sollte vor jedem Online-Meeting entweder eine kurze Vorstellungsrunde stattfinden oder die Person, die das Wort ergreift, gibt sich vorab namentlich zu erkennen. Und auch wenn viele Konferenzräume mit einer Kamera ausgestattet sind, sollte man dennoch nicht auf eine kurze Vorstellung der eigenen Person verzichten. Wird der Bildschirm zum Beispiel mit allen Teilnehmern geteilt, sind unter Umständen nicht mehr alle Kameras zu sehen.

Der Technikcheck

Wählen Sie sich rechtzeitig ins Meeting ein und prüfen Sie, ob alles funktioniert. Nichts ist schlimmer als vor dem Neun-Uhr-Meeting um 8:59 Uhr festzustellen, dass auf einmal Ihr Mikrofon nicht mehr erkannt wird, sich die Plattformoberfläche durch das letzte Update verändert hat und Sie genau die eine Einstellung nicht mehr finden, die Sie jetzt gerade bräuchten. Auch schadet es nicht, einen kleinen Kameracheck durchzuführen, bevor Sie auf Teilnehmen klicken. So können Sie vorab den perfekten Kamerawinkel einstellen und die Lichtverhältnisse anpassen.