Autorenunterstützung - ein unterschätztes Werkzeug

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„Scrollen Sie mit der Pfeiltaste nach unten …“ – Moment mal, habe ich diesen Satz nicht schon irgendwo gelesen? Oder hieß es drei Seiten vorher „Blättern Sie mit den Pfeiltasten …“? In Anleitungen kommt es leider häufig vor, dass identische Vorgänge auf unterschiedliche Weise beschrieben werden. Darunter leidet die Verständlichkeit. Für mehr Konsistenz sorgt eine gute Autorenunterstützung.

Während das Prinzip der Wiederverwendung in der Technischen Dokumentation auf Modul- oder Kapitelebene selbstverständlich ist, wird bei der Satzerstellung das Rad öfter neu erfunden. Dabei sollte es auch auf dieser Ebene selbstverständlich sein, einmal festgelegte Formulierungen oder ein Satzmuster beizubehalten. Nur so erhält man eindeutige Aussagen und erleichtert dem Leser die Informationsaufnahme.

Für Technische Redakteure, die immer wieder über die Vielfalt ihrer eigenen Formulierungen stolpern, lohnt sich ein genauer Blick auf das Thema Autorenunterstützung. Welche Funktionen gibt es und wie nutze ich sie am besten?

Assistenz beim Schreiben

Die Rechtschreibprüfung ist in fast allen Texteditoren implementiert und wird als Werkzeug zur Autorenunterstützung kaum noch wahrgenommen. Meist bietet sie die Möglichkeit zum Einbinden von Wörterbüchern oder individuellen Erweiterungen. Die Rechtschreibprüfung kann während des Schreibprozesses oder als Endkontrolle ausgeführt werden.

Eine Stufe weiter als die Rechtschreibprüfung geht die Terminologiekontrolle. Auch sie kann während des Schreibens oder im Anschluss aktiv sein, überprüft aber anhand einer Terminologiedatenbank den erstellten Text auf verbotene oder bevorzugte Termini. Terminologiedatenbanken können Einträge in mehreren Sprachen enthalten. 

Eine Autorenunterstützung, die bereits verwendete Formulierungen und Terminologie während des Schreibprozesses vorschlägt, erleichtert die Arbeit an Dokumenten mit wiederkehrenden Inhalten enorm. Voraussetzung ist jedoch, dass das Feature gepflegt werden kann und konsequent genutzt wird. In einigen Redaktionssystemen für die Technische Redaktion sind Autorenunterstützungstools für die Wiederverwendung von Sätzen bereits enthalten.

Einheitliche Unternehmenskommunikation

Neben der Grammatikprüfung, die oft schon mit der Rechtschreibprüfung verknüpft ist und zu den Basics einer Autorenunterstützung gehört, spielt die Stilkontrolle eine immer größere Rolle. Genderneutrale oder kulturneutrale Sprache, Art der Ansprache, inklusive Wortwahl – Eigenschaften dieser Art können damit individuell angepasst werden. Hier zeigt sich, dass von einem guten Autorenunterstützungstool nicht nur die Technische Redaktion profitiert, sondern das gesamte Unternehmen. Wenn der Sprachstil der Unternehmenskommunikation den richtigen Ton treffen soll, ist Terminologie das A und O.