CCMS: Anforderungen an Redaktionssysteme
Worauf Technische Redakteure und Unternehmen bei der Auswahl eines CCMS Wert legen

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Redaktionssysteme für die Technische Redaktion sind die Power-Tools der Dokumentationserstellung. Laut einer Studie des Fachverbands tekom aus dem Jahr 2019 nutzen bereits etwa 58 % der Unternehmen Content-Management-Systeme für die Technische Dokumentation. Die Auswahl an Systemen ist groß, die Preisunterschiede und Leistungsumfänge ebenfalls. Unternehmen, die für ihre Technische Redaktion ein CCMS einführen wollen, müssen sich deshalb zunächst einmal darüber klar werden, was ihr künftiges Redaktionssystem leisten soll und muss.
Das Grundprinzip eines Redaktionssystems für die Technische Redaktion ist das Single-Sourcing: Modularisierte Inhalte werden einmalig zentral abgelegt und in verschiedenen Informationsprodukten wiederverwendet. Deshalb spricht man auch von Component-Content-Management-Systemen (CCMS). Die Mehrfachverwendung ist das wichtigste Feature eines CCMS für die Technische Redaktion und gewissermaßen in seinen Genen verankert.
Aus der im Laufe der Zeit notwendigen Pflege und Überarbeitung von Inhalten ergibt sich eine weitere wesentliche Anforderung: Redaktionssysteme für die Technische Redaktion müssen die Versionierung und Archivierung von Modulen unterstützen, so dass der Zugriff auf ältere Versionsstände von Dokumentationen erhalten bleibt.
Komfortables Übersetzungsmanagement
Da kaum ein dokumentiertes Produkt ausschließlich für den heimischen Markt produziert wird, spielt die Verwaltung mehrerer Sprachen und die Unterstützung des Übersetzungsworkflows eine große Rolle in der Technischen Redaktion. Hier gibt es große Unterschiede zwischen den verschiedenen Systemanbietern – ein genauer Vergleich, möglicherweise mit Testprojekten, lohnt sich.
Die meisten CCMS basieren auf xml und trennen den erstellten Inhalt vom Layout. Das macht eine Ausgabe in unterschiedlichen Zielformaten und -medien möglich. Manche Anbieter stellen darüber hinaus auch noch Schnittstellen zu anderen Publikationsplattformen bereit, so dass die Single-Source-Inhalte auch von anderen Abteilungen des Unternehmens (z. B. Verkauf oder Service) für ihre Zwecke genutzt werden können.
Unterstützung für Autoren
Fragt man Technische Redakteure, was ein CCMS ihrer Ansicht nach können muss, so erhält man eine Liste vorwiegend praxisorientierter Details. Die Dokuhelden beispielsweise schätzen Systeme mit einer komfortablen Autorenunterstützung, die beim Erstellen konsistenter Texte ungemein helfen. Tippt man im Editor des Redaktionssystems die ersten Worte ein, so erhält man Vorschläge mit ähnlichen Formulierungen, die bereits erstellt wurden. Diese kann man satzweise übernehmen – oder sich das ganze Modul anzeigen lassen, das sich vielleicht sogar für eine Wiederverwendung eignet. Ganz oben auf dem Wunschzettel steht auch die Rechtschreibprüfung.
CCMS, die mit einer leistungsfähigen Datenbankfunktion ausgestattet sind, ermöglichen das Arbeiten mit Taxonomien und Metadaten. Gut durchdacht und sinnvoll eingesetzt, spart das Arbeiten mit Taxonomien und einem Metadatenkonzept auf lange Sicht viel Zeit und Geld, wenn z. B. innerhalb einer Produktlinie eine große Variantenvielfalt abgebildet werden soll.
Unternehmen, die festgelegte Prozesse und Workflows einhalten müssen, profitieren von CCMS mit implementierter Workflowsteuerung oder festgelegte Nutzerrollen. Ist eine spezielle Terminologie erforderlich – sei es aus fachlichen Gründen oder zur Pflege der CI -, lohnt sich ein CCMS mit Anbindung an eine Terminologiedatenbank.
Obwohl CCMS in erster Linie auf die Verwaltung von sprachlichen Inhalten ausgerichtet sind, darf der Aspekt „Grafiken“ nicht zu kurz kommen. Einige CCMS haben für eine komfortable Grafikbearbeitung eigene Tools im Gepäck, die ganz auf die Bedürfnisse in der Technischen Dokumentation abgestimmt sind.
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