Der Weg zum Redaktionssystem

Die Vorteile eines Redaktionssystems (CCMS) liegen klar auf der Hand:

Ob Wiederverwendbarkeit, Modularisierung, Layoutunabhängigkeit, Steuerung von Übersetzungsworkflows, Variantenmanagement oder das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument. All das sind Argumente, weshalb sich Unternehmen für die Einführung eines Component-based Content-Management-Systems, oder landläufig Redaktionssystem, entscheiden. Doch wie wird die Umstellung auf ein solches System zum Erfolg? Wir geben Ihnen in diesem Blogbeitrag ein paar Tipps mit auf den Weg.

Welches System ist das Richtige?

Vor der Anschaffung beziehungsweise Einführung eines Redaktionssystems ist es wichtig, alle Anforderungen zu kennen und zu definieren. Beginnen Sie also immer mit einer Bedarfsanalyse. Wie hoch ist die Varianz Ihrer Produktpalette, wie häufig gibt es Änderungen? Werden Übersetzungen benötigt? Bei der Definition der Anforderungen kann ganz klassisch ein Lastenheft helfen, Ihre Bedarfe zu erfassen.

Überlegen Sie sich auch, wohin der Weg in Zukunft führen soll. Benötigen Sie vielleicht eine Anbindung an externe Systeme, wie zum Beispiel an ein Content-Delivery-System oder ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM)? Welche Schnittstellen bieten die unterschiedlichen Redaktionssysteme? Wird eine Schnittstellenprogrammierung benötigt?

Wie können Bestandsdaten migriert werden? Bewerten und gewichten Sie Ihre Anforderungen. Anhand Ihrer Analyse können Sie eine Systemvorauswahl treffen.

Sprechen Sie außerdem mit Ihrer IT-Abteilung und beziehen Sie Ihre IT-Experten frühzeitig in den Entscheidungsprozess mit ein. So stellen Sie sicher, dass auch die IT-seitigen Anforderungen von Beginn an berücksichtigt werden.

Wie lange dauert die Einführung?

Unterschätzen Sie nicht den Initialaufwand, den Sie investieren müssen, bevor Sie loslegen können. Zu den Vorbereitungsarbeiten zählen zum Beispiel folgende Punkte:

• Wie möchten Sie die Inhalte modularisieren? (Größe der Module)

• Wie möchten Sie die Inhalte strukturieren?

• Welche Layoutanforderungen gibt es?

• Welche Ausgabeformate gibt es?

• Welche Inhalte müssen in den Redaktionsleitfaden aufgenommen werden?

Der Erfolg eines Redaktionssystems steht und fällt zudem mit der Akzeptanz im Unternehmen. Planen Sie entsprechende Schulungen der Anwender und eine Anlaufzeit ein. Zudem ist in der täglichen Arbeit mit einem Redaktionssystem das A und O eine konsequente und disziplinierte Arbeitsweise aller Beteiligten. Definieren Sie deshalb alle Abläufe von der Erstellung bis hin zur Produktion Ihrer Dokumentation. Von der Planungsphase bis zur Anwendung sollten Sie zwölf Monate anvisieren. Stellen Sie zudem sicher, dass neben dem Tagesgeschäft ausreichend Ressourcen für das Projekt „Redaktionssystem“ zur Verfügung stehen.

Per Knopfdruck zur fertigen Anleitung?

In den Köpfen der Geschäftsleitung oder anderer Entscheider hält sich häufig die Vorstellung, dass sich mit der Einführung eines Redaktionssystems Personalressourcen einsparen oder freisetzen lassen. Richtig ist, dass sich der Aufwand für viele bisherige Aufgaben reduziert oder sogar ganz entfallen kann. Es entstehen aber auch neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Wer kümmert sich um die Administration? Wer sind die Endanwender? Definieren Sie die Rollen entsprechend und nehmen Sie alle Beteiligten mit bei der Einführung, damit Sie die Vorteile Ihres Redaktionssystems erfolgreich nutzen können. A2 Doku unterstützt Sie gern bei der Systemauswahl und bei der Einführung.