Digitale Anleitungen: Die EU-Maschinenverordnung

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Vor gut einem Jahr legte die EU-Kommission den Vorschlag für die neue EU-Maschinenverordnung vor, die die EU-Maschinenrichtlinie von 2006 ablösen soll. Dieser Entwurf sieht einige Neuerungen vor. Dazu gehört der Wegfall des Printgebots. Digitale Dokumentation soll mit Einführung der neuen Verordnung erlaubt sein.

Viele Hersteller und Nutzer begrüßen das, denn Dokumentation im Web bietet neue Möglichkeiten. Wer die Weichen richtig stellt, kann davon profitieren.

Bewährte Formate für die Dokumentation im Web

Um Dokumentation ins Web zu bringen, stehen bewährte Ausgabeformate zur Verfügung. Eine davon ist das PDF. Die schnellste und günstigste Lösung ist sicherlich, ein vorhandenes PDF ins Internet zu stellen. Es kann mit vielen Readern geöffnet werden, bei Bedarf lässt es sich – auch seitenweise – ausdrucken, man kann Querverweise mit Hyperlinks ansteuern oder die Suchfunktion nutzen. Dazu spart man sich auch die Druckkosten. Klingt verlockend? Schon, aber damit sind die vielen Vorteile der digitalen Dokumentation längst nicht ausgereizt.

Wird das Dokument komplett online bereitgestellt, z. B. als HTML, stehen noch weitere Features zur Verfügung. Hier kann man die Inhalte individueller auf die Nutzergruppen anpassen, z. B. intuitiv oder interaktiv, oder eine erweiterte Suchfunktion erstellen. Auf diese Weise können Anleitungen auch direkt auf der Bedienoberfläche der jeweiligen Maschine stehen, so dass kein zusätzliches Anzeigegerät notwendig ist.

Digitale Dokumentation macht das Leben leichter

„In welchem Kapitel kam der Wechsel des Verschleißteils XY doch gleich vor?“ Solche Fragen müssen sich die Nutzer digitaler Dokumentation nicht mehr stellen. Sind beispielsweise die Verschleißteile an der Maschine mit einem QR-Code gekennzeichnet, scannt der Maschinenbediener einfach den QR-Code des Verschleißteils mit dem Smartphone oder Tablet ein und bekommt automatisch das damit verknüpfte digitale Kapitel „Verschleißteil XY wechseln“ angezeigt. Dazu könnte ein kurzes Video-Tutorial eingeblendet werden, das die Tätigkeit zeigt.

Ist das Arbeitsumfeld nicht zu laut, kann die Vorlesefunktion oder die Navigation per Sprachsteuerung zum Einsatz kommen. Das ist besonders dann nützlich, wenn die Hände bei der Arbeit nicht frei sind.

Ein weiterer Vorteil von Dokumentation im Web ist die Aktualität. Änderungen können laufend eingepflegt werden, die Anleitung bleibt also immer auf dem neuesten Stand. Doch Achtung!  Änderungen müssen auch in der digitalen Fassung dokumentiert werden. Ein Versionierungskonzept für die Anleitung im Web ist deshalb das A und O. Manche Unternehmen fassen daher die gesamte Dokumentation eines Produkt-Release in einer Art elektronischen Bibliothek zusammen. Sie enthält alle Versionsstände, Änderungsprotokolle und Dokumente in verschiedenen Dateiformaten.

Digitale Dokumentation: Wo ist der Haken?

Digitale Dokumentation ist zunächst einmal nur die papierlose, elektronische Zusammenstellung von Dokumenten. Sie kann auf elektronischen Speichermedien vorgehalten und verwendet, aber auch in Netzwerken oder Internetplattformen online zugänglich gemacht werden. Bei der Veröffentlichung im Web besteht die Gefahr, dass die Inhalte ein Eigenleben entwickeln, z. B. aus dem Kontext gerissen oder weiterverbreitet werden. Bei sicherheitsrelevanten Anwendungen müssen hier also Vorkehrungen getroffen werden, damit immer die vollständige Information beim Nutzer der entsprechenden Zielgruppe ankommt.

Ein weiteres Problem: Das digitale Gedächtnis ist zwar groß, aber kurz. Maschinen und Anlagen haben aber oft eine sehr lange Lebensdauer. Während dieser Lebensdauer muss eine Anleitung stets verfügbar sein. Bei Print ist das kein Problem. Digitale Formate und Endgeräte sind dagegen sehr schnelllebig. Eine Anleitung aus den 1990er Jahren auf Floppy Disk könnte heute niemand mehr nutzen, das gedruckte Handbuch aus den 1990ern schon. Auch eine webbasierte Anleitung ist nach einem gewissen Zeitraum möglicherweise nicht mehr erreichbar. 

In der Technischen Dokumentation sind solche Probleme seit langem bekannt – und zum Glück auch gelöst. Sprechen Sie uns an! Die Dokuhelden machen Ihre Dokumentation fit für die Zukunft.