Gute Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Foto: www.pexels.com/pixabay

Das Kerngeschäft eines Dienstleisters für Technische Dokumentation besteht darin, sich innerhalb kurzer Zeit flexibel auf unterschiedlichste Kundenanforderungen, Produkte und Branchengegebenheiten einzustellen. Dabei gibt es einiges zu beachten.

Auch die Dokuhelden von A2 sind täglich für Kunden aus unterschiedlichen Branchen tätig. Im Prinzip stellen sich einem Dienstleister folgende Szenarien:

1. Der Kunde hat ein Redaktionssystem im Haus und der Dienstleister unterstützt bei redaktionellen Arbeiten. 
2. Der Kunde möchte ein Redaktionssystem einführen und sucht professionelle Unterstützung und Beratung bei einem Dienstleister für Technische Dokumentation. 
3. Der Kunde möchte das Thema Technische Dokumentation komplett an einen Dienstleister auslagern und nur noch die fertigen Dokumente zur Verfügung gestellt bekommen.

Jedes Szenario birgt seine Tücken, die oft dazu beitragen, dass Projekte nicht effizient abgearbeitet werden können. Das führt zu Frustration bei den Kunden als auch bei den Technischen Redakteuren, die die Dokumentation erstellen. 

Heute möchten wir ein paar Tipps geben, wie die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister für beide Seiten effektiv gestaltet werden kann, um Projekte erfolgreich und effizient durchzuführen.

Klare und offene Kommunikation

Grundsätzlich ist es wichtig, die gegenseitigen Ansprüche und Erwartungshaltungen darzulegen. 

Der Dienstleister sollte dem Kunden beispielsweise auf eine einfache und verständliche Weise die grundsätzlichen Funktionen und Arbeitsweisen eines Redaktionssystems erklären, um hier ein Grundverständnis zu vermitteln. Häufig sind die Technischen Redakteure in ihrer redaktionellen Welt vertieft und vergessen dabei, den Kunden abzuholen.

Auf der anderen Seite ist auf Kundenseite nicht immer zu 100 % klar, dass externe Technische Redakteure nicht Teil ihres Unternehmens sind und somit das Produktwissen bzw. die Prozesse im Unternehmen nicht in der Tiefe vorweisen können, wie es bei einem internen Kollegen zu erwarten ist.

Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit, dem anderen kurz und verständlich Ihre Produkte, Organisation, Begrifflichkeiten, Arbeitsweisen und Prozesse zu erklären. Kommunizieren Sie regelmäßig und offen miteinander. Das schafft gegenseitiges Verständnis und räumt eventuelle übermäßige Erwartungen aus dem Weg. Beide Seiten sollten Zeit und Kapazität für die Kommunikation einplanen. Auch eine hundertprozentige Vergabe an einen Dienstleister erfordert beim Auftraggeber ein gewisses Maß an „Betreuungsaufwand“.

Wenn die Zeit drängt

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Bereitstellung von Informationen und Input, die für die Erstellung der Technischen Dokumentation benötigt werden. Projekte sind meistens an Deadlines und Fristen geknüpft. Daher ist es wichtig, dass Informationen schnellstmöglich an den Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Ist das nicht der Fall erhöht dies den Zeitdruck umso mehr. Wertvolle Zeit geht durch Nachhaken, Korrespondenz etc. verloren.

Tipp: Stellen Sie zu Beginn klar, was konkret Sie vom Kunden zu welchem Zeitpunkt benötigen, sodass er Ihnen die relevanten Pakete zusammenstellen kann. Das erleichtert in zeitkritischen Projekten die Bearbeitung.

Doch auch bei nicht so zeitkritischen Projekten ist es wichtig, eine klare Zeitschiene zu definieren. Häufig stocken Projekte oder werden sogar „eingefroren“, weil kein Input zur Verfügung steht. Das mag verschiedenste Gründe haben:  Zeichnungen wurden noch nicht erstellt, der zuständige Ansprechpartner ist verhindert oder nicht verfügbar, strukturelle Prozesse verlangsamen das Bereitstellen von Informationen, etc. 

Wenn dann nach einer gewissen Zeit Input geliefert wird, muss dem Kunden klar kommuniziert werden, dass sich das Projekt in Bezug auf die personellen Kapazitäten verzögern kann. Ebenso ist es bei einer solchen langfristigen „Häppchen-Verarbeitung“ jedes Mal erforderlich, dass der Redakteur sich erneut in die Thematik einarbeiten muss.  

Tipp: Versuchen Sie, Informationen möglichst vollständig an den Dienstleister zur Verfügung zu stellen. Das erspart Zeit, da der Input quasi „in einem Rutsch“ verarbeitet werden und das Personal fest für ein Projekt eingeplant werden kann.

Beachtet man diese Punkte bei der Planung und Durchführung, steigert man die Effizienz eines Projekts, spart viel Zeit und Kosten und erzielt sowohl Zufriedenheit beim Kunden als auch beim Dienstleister.