A2 Doku GmbH
Nordostpark 102
90411 Nürnberg
E-Mail: info@a2-doku.de
Tel.: +49 911 580568-10
Fax: +49 911 580568-20
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Ein Content-Management-System (CMS) ist ein Tool zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung digitaler Inhalte. Wie der Name schon sagt, unterstützen und erleichtern sie das Informationsmanagement, also die Organisation des Contents. In der Technischen Dokumentation geht es aber vor allem um die Erstellung von Inhalten. Deshalb verwenden Technische Redakteure gern den Begriff "Redaktionssystem" oder "technisches Redaktionssystem". Spezielle Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation spielen ihre Stärken bei der modularen Aufbereitung der Wiederverwendung der Inhalte aus, weshalb sie auch CCMS (Component-Content-Management-System) genannt werden.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl, Implementierung und täglichen Arbeit mit einem CMS.
Ein CMS (Content-Management-System) ist ein Tool zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung digitaler Inhalte. Es unterstützt und erleichtert das Informationsmanagement, also die Organisation des Contents. In der Technischen Dokumentation geht es aber vor allem um die Erstellung von Inhalten. Sie soll möglichst effizient erfolgen. Dafür werden die Inhalte modular aufgebaut, sodass sich die einzelnen "Bausteine" wiederverwenden lassen.
Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation spielen hier ihre Stärken aus. Ihr Schwerpunkt liegt auf der modularen Aufbereitung der Inhalte, weshalb sie auch CCMS (Component-Content-Management-System) genannt werden.
Verwendet werden die einzelnen Module nach dem Prinzip des "Single Sourcings". Jedes Modul ist nur einmal in der Datenbank vorhanden. Es wird an einer Stelle gepflegt, kann aber in unendlich vielen Dokumenten referenziert, also wiederverwendet werden.
Das Informationsmanagement für technische Anwendungen befasst sich mit der Verwaltung von Daten und Informationen in der technischen Entwicklung und Fertigung. Es umfasst die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Bereitstellung von technischen Informationen, wie zum Beispiel technische Zeichnungen, Dokumentationen und Anleitungen.
Das Ziel des Informationsmanagements für technische Anwendungen ist es, sicherzustellen, dass die benötigten Informationen jederzeit verfügbar sind, um die Qualität, Effizienz und Genauigkeit in der Entwicklung und Fertigung von technischen Anwendungen zu erhöhen.
Ein effektives Informationsmanagement ermöglicht es Unternehmen, die Informationsflüsse und Arbeitsprozesse zu optimieren, um Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen, sowie eine höhere Transparenz und Koordination in der technischen Entwicklung und Fertigung zu gewährleisten.
Ein Redaktionssystem für die Technische Redaktion ist ein wichtiges Werkzeug, um Technische Dokumentationen wie Handbücher, Betriebsanleitungen, Montageanleitungen und ähnliche Nutzungsinformationen zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen.
Das Grundprinzip eines Redaktionssystems für die Technische Redaktion ist das "Single Sourcing": Modularisierte Inhalte werden einmalig zentral abgelegt und in verschiedenen Informationsprodukten wiederverwendet. Durch Pflege und Überarbeitung von Inhalten entstehen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen. Redaktionssysteme für die Technische Redaktion unterstützen die Versionierung und Archivierung von Modulen, sodass der Zugriff auf ältere Versionsstände von Dokumentationen erhalten bleibt.
Ein Redaktionssystem für die Technische Redaktion erleichtert das Erstellen von Dokumentationen in verschiedenen Sprachen, denn ein CCMS unterstützt den Übersetzungsworkflow. Die meisten CCMS basieren auf dem Dateiformat xml und trennen den erstellten Inhalt vom Layout. Das macht eine Ausgabe in unterschiedlichen Zielformaten und -medien möglich. Unternehmen, die festgelegte Prozesse und Workflows einhalten müssen, profitieren von CCMS mit implementierter Workflowsteuerung oder festgelegten Nutzerrollen.
Die Einführung eines CMS ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Qualität der Dokumentation zu verbessern. Eine professionelle Beratung durch Experten ermöglicht es Unternehmen, ein CCMS zu wählen, das genau ihren Anforderungen entspricht und deren Geschäftsprozesse unterstützt. Das CCMS kann dann entsprechend konfiguriert und angepasst werden, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Eine genaue Analyse stellt sicher, dass das gewählte System alle erforderlichen Leistungsmerkmale abdeckt.
Die Implementierung eines CCMS ist herausfordernd, denn sie umfasst nicht nur die Migration von bestehenden Daten und Inhalten, die Integration mit anderen Systemen und die Gewährleistung der Sicherheit und Datensicherung, sondern meist auch eine Optimierung des bestehenden Datenbestands.
Eine professionelle Beratung und Umsetzung durch erfahrene Experten kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und ein CCMS zu implementieren, das den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und langfristigen Erfolg gewährleistet. Dazu gehören auch Schulungen und Support, die sicherstellen, dass die Anwender das System effektiv nutzen können.
SCHEMA ST4 ist ein XML-Redaktionssystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Technische Dokumentationen wie Handbücher, Anleitungen und andere Dokumente effektiv zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen. Die SCHEMA ST4-Plattform bietet eine breite Palette von Funktionen, wie Terminologieverwaltung, Translation-Memory-Anbindung, Content-Reuse, Multi-Channel-Publishing und Workflow-Management.
Mit SCHEMA ST4 können Unternehmen ihre Dokumentation automatisieren und gleichzeitig die Qualität und Konsistenz ihrer Inhalte sicherstellen. Es ist auch möglich, Dokumentationen in verschiedenen Sprachen und Formaten zu veröffentlichen, was die Produktivität und Effizienz erhöht.
SCHEMA ST4 wird von verschiedenen Branchen genutzt, wie der Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik, Energiewirtschaft und vielen anderen.
Wer Anleitungen schreibt, muss das Rad nicht ständig neu erfinden. Viele Inhalte lassen sich wiederverwenden - das spart Zeit bei der Erstellung und damit bares Geld. Das Zauberwort heißt „Single Source Publishing". Damit ist das Erstellen von Dokumenten im Baukastensystem gemeint. Der Trick dabei: Jedes Modul des Baukastens ist nur einmal vorhanden – deshalb „Single Source". Muss in mehreren Dokumenten etwas geändert werden – beispielsweise die Firmenadresse – wird nur das entsprechende Modul bearbeitet – und fertig ist die Änderung für alle Dokumente, die es verwenden!
Der Baukasten spielt seine Vorteile nicht nur beim Ändern und Pflegen der Dokumentation aus. Auch für unterschiedliche Ausgabeformate muss der Inhalt künftig nur noch ein einziges Mal erstellt werden. Ob Online-Hilfe, html oder die klassische gedruckte Betriebsanleitung – die konsistenten Inhalte lassen sich mit dem Single Source-Prinzip überall einsetzen und zuverlässig auf dem neuesten Stand halten.
Damit Single Source Publishing funktioniert, sind ein durchdachtes Konzept und Vorarbeit erforderlich. Wie groß müssen die einzelnen Module sein? Wie lassen sich die Module am besten verwalten? Wie lässt sich die Dokumentation für die gesamte Produktpalette mit möglichst geringem Aufwand erstellen und pflegen? Hier sind maßgeschneiderte Konzepte gefragt. Lassen Sie sich von uns beraten.
Sie möchten Ihre Dokumentation effizienter erstellen und gleichzeitig die Qualität der Anleitungen steigern? Wir von A2 Doku analysieren den Ist-Zustand Ihres Dokumentationsprozesses, erfassen Ihre individuellen Anforderungen und arbeiten Vorschläge zur Optimierung aus. Für Sie entwerfen wir Modularisierungskonzepte und unterstützen Sie bei der Einführung Ihres Redaktionssystems.
Mit individuellen Schulungen – online oder bei Ihnen vor Ort – machen wir Sie fit im Umgang mit dem neuen Tool. Nach der Einführung sind wir bei Fragen zum Redaktionssystem mit einer Hotline für Sie da.
Sie möchten für die effiziente Bearbeitung Ihrer Technischen Dokumentation ein professionelles Redaktionssystem nutzen, ohne dabei auf die individuelle CI Ihres Unternehmens zu verzichten? Unsere Spezialisten erstellen Dokumentenvorlagen und Templates für SCHEMA ST4 entsprechend Ihren Anforderungen und den normativen Vorgaben.
