Metadaten: Wofür brauche ich die eigentlich?

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Ein oft gehörter Satz unserer Kunden, wenn wir nach Varianten der Produkte fragen, lautet: „Eigentlich sind bei uns alle Produkte zu 95% identisch.“ Doch der Teufel steckt im Detail, sobald man sich ein Metadatenkonzept erarbeitet. Denn am Ende stellt sich nicht selten heraus, dass sich die Produkte doch deutlicher voneinander unterscheiden als gedacht.

Viele unserer Kunden stellen komplexe Anforderungen an die Technische Dokumentation auf Grund der hohen Variantenvielfalt innerhalb ihres Produktportfolios. Die A2 Doku GmbH löst solche Anforderungen meist über das Redaktionssystem SCHEMA ST4. Dazu erstellen wir für jeden Kunden ein sogenanntes Metadatenkonzept, um die Produktvielfalt des Kunden im Redaktionssystem abzubilden.

Genaue Analyse der Struktur

Sind viele Produktgruppen vorhanden, startet man idealerweise erst einmal mit einer Produktgruppe und analysiert deren Struktur. Sobald eine Produktgruppe einmal sauber durchläuft, können weitere Produktgruppen analog folgen. Wie geht man dabei sinnvoll vor? Im Grunde werden die Lebensphasen des Produkts betrachtet und jeweils die Gemeinsamkeiten (generische Inhalte) und Unterschiede (produktspezifische Inhalte) herausgearbeitet. Nachdem in Absprache mit dem Kunden am Ende eine finale Matrix für eine bestimmte Produktgruppe abgenommen ist, wird diese anschließend im Redaktionssystem abgebildet.

Die generischen Inhalte werden separat abgelegt, wohingegen die produktspezifischen Inhalte mit sogenannten Taxonomien (Metadaten) im Redaktionssystem ausgezeichnet werden.  Die Taxonomien werden einmal im Redaktionssystem angelegt und können an Knoten oder Grafiken vergeben werden. Typische Taxonomie wären beispielsweise eine bestimmte Vertriebsregion (z. B. USA, Europa) oder ein bestimmter Wartungszyklus (z. B. jährlich, monatlich). Im Redaktionssystem können Knoten, Fragmente, Strukturfragmente und Grafik-Ressourcen mit Metadaten ausgezeichnet werden.

Die passende Doku herausfiltern

Nachdem alle Inhalte mit Metadaten versehen wurden, kann der Technische Redakteur einen Filter erstellen, in dem gezielt nur die Inhalte, welche mit bestimmten Metadaten versehen sind, für die Erstellung eines spezifischen Handbuchs selektiert werden. Somit ist es möglich, für jede denkbare Kombination ein passendes Handbuch gemäß den Produktvarianten zusammenzustellen.

Häufig sorgt ein Metadatenkonzept auch für Verblüffung beim Kunden. Hierbei wird oft schnell offensichtlich, dass die Produkte doch unterschiedlicher sind als gedacht. Diese Erkenntnis hat den positiven Nebeneffekt, dass sowohl der Kunde Daten bei sich (z. B. im ERP-System) bei Bedarf anpassen kann und die A2 Doku GmbH durch die Analyse der Daten einen möglichst hohen Grad an Modularisierung und Wiederverwendung im Redaktionssystem erreicht.

Fazit: Zerlegen des Produktportfolios ist zwar initial ein etwas größerer Aufwand, der sich aber später als unbezahlbar erweist.