Prozessoptimierung durch CCMS

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Wer "CMS" googelt, stellt schnell fest, dass CMS nicht gleich CMS ist. Den entscheidenden Unterschied zwischen Content-Management-Systemen, die klassischerweise für die Website-Pflege verwendet werden, und solchen, die in der Technischen Dokumentation zum Einsatz kommen, macht ein vorangestelltes „C“: Bei Component-based-Content-Management-Systemen geht es darum, Technische Dokumentation modular aufzubauen und so weit wie möglich zu standardisieren.  

Welche Prozesse lassen sich mit einem CCMS verschlanken?

Layoutanpassungen

Ein entscheidender Vorteil von komponentenbasierten Redaktionssystemen ist ihre Layoutunabhängigkeit. Basierend auf XML kommt derselbe Inhalt in unterschiedlicher Gestalt daher. Ist ein Layout initial erstellt, geht die Anpassung ganz einfach per Knopfdruck. Redakteurinnen und Redakteure können sich so ganz auf das Schreiben konzentrieren. Auch Single-Source-Publishing ist möglich. Ein Dokument kann beispielsweise als PDF oder HTML ausgegeben werden.  

Qualitätssicherung und Versionierung 

Zwar ist es auch mit anderen Redaktionstools möglich, Inhalte in Module zu gliedern, aber ohne Rückverfolgbarkeit. Redakteure brauchen ein gutes Gedächtnis oder eine manuell geführte Dokumentation, um nachvollziehen zu können, ob ein Modul wiederverwendet wird. Zudem gibt es keinen Freigabemechanismus oder die Möglichkeit, Dokumente zu versionieren. In komponenten-basierten Redaktionssystemen hingegen können Änderungen anhand der Metadaten eines Moduls nachvollzogen und, falls gewünscht, ältere Versionen herangezogen werden.   

Übersetzungsmanagement  

Auch Übersetzungsworkflows sind über ein CCMS steuerbar. Das System erkennt, welche Module bereits in welche Sprachen übersetzt wurden. So können beispielsweise nur die noch zu übersetzenden Inhalte aus- und wieder eingespielt werden und somit wesentlich Einfluss auf die Faktoren Zeit und Geld nehmen.  

Ein komponenten-basiertes Redaktionssystem kann die Prozesse in der Technischen Redaktion verschlanken und effizienter gestalten. Was es bei einer Umstellung zu beachten gibt, erfahren Sie demnächst in einem weiteren Blogbeitrag.