Vom Redaktionssystem in die Übersetzung und zurück

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Was Sie beachten sollten

Die meisten modernen Redaktionssysteme sind XML-basiert. Das heißt Inhalt, Struktur und Layout sind voneinander getrennt. Zudem ermöglichen diese Systeme, Inhalte in verschiedenen Sprachen zu verwalten. Um beim Import einer Übersetzung keine bösen Überraschungen zu erleben, sollten Sie ein paar Regeln beachten.

Was Sie im Vorfeld klären sollten

Schriftarten mit Sonderzeichen

Unterstützt die verwendete Schriftfamilie auch Schriftzeichen in asiatischen Sprachen oder Sonderzeichen in slawischen Sprachen? Das gilt es im Vorfeld zu prüfen. Falls nicht, sollten Sie eine Fallback-Schriftart definieren – insofern das für die gewünschten Zielsprachen relevant ist.

Systemtexte

In Ihrem Redaktionssystem gibt es womöglich Systemtexte, die beim Übersetzungsexport nicht berücksichtigt werden. Das können zum Beispiel Signalworte in Warnhinweisen, wie Vorsicht, Warnung, Gefahr, oder Impressumstexte sein. Prüfen Sie, ob solche Texte bereits in den gewünschten Zielsprachen vorliegen. Falls nicht, müssen die Systemtexte exportiert und übersetzt werden. Wie das geht, weiß Ihr Systemadministrator oder -hersteller.

Es geht ans Eingemachte

Erst versionieren, dann exportieren

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Version von Inhalten erstellen, die Sie zur Übersetzung exportieren. Der Inhalt dieser Version kann dadurch weder von Ihnen noch von anderen Redakteuren geändert werden. Tun Sie das nicht, laufen Sie Gefahr, dass der Ausgangstext und die Übersetzung im Falle einer Änderung unterschiedliche Stände aufweisen. Dann müsste eine weitere Übersetzung des Ausgangstextes angestoßen werden, um die Zielsprache auf den aktuellen Stand zu bringen.

Enthält Ihre Dokumentation sprachabhängige Grafiken (oder Ressourcen)?

Enthält Ihre Dokumentation Vektorgrafiken mit Text, können diese exportiert und in die Übersetzungssoftware eingelesen werden. Prüfen Sie also, ob solche Grafiken als sprachabhängig gekennzeichnet sind und wählen Sie die entsprechende Exportoption aus, wenn Sie die Übersetzungsdateien ausleiten.

Befinden sich Pixelgrafiken in Ihrer Dokumentation, können diese nicht mit der Übersetzungssoftware verarbeitet werden. Screenshots aus Benutzeroberflächen müssen daher in der Zielsprache erstellt und in der Zielsprache in das Redaktionssystem eingepflegt werden.

It’s all about context

Redaktionssysteme bieten die Möglichkeit, nur Inhalte zu exportieren, von denen noch keine Übersetzung vorliegt. Das ist praktisch und kosteneffizient. Was dabei verloren geht, ist der Kontext. Um vielen Rückfragen seitens des Übersetzers vorzugreifen, liefern Sie eine vollständige Referenzdatei mit, z. B. in Form einer PDF-Datei.

Terminologie

Halten Sie Ihre Terminologie auf dem neuesten Stand und lassen Sie auch die Übersetzer daran teilhaben. Sollten in der Übersetzung Änderungen gemacht werden, z. B. durch Kolleginnen oder Kollegen Ihrer Landesgesellschaft, teilen Sie diese dem Übersetzer mit, damit die Änderungen auch in der Übersetzungssoftware übernommen werden. Andernfalls erhalten Sie beim nächsten Mal wieder die initiale Übersetzung.

Nach der Übersetzung

Wenn Sie die Zieldateien aus der Übersetzung zurückerhalten, wird es spannend. Klappt der Import oder nicht? Wenn Sie eine Meldung Ihres Systems erhalten, dass der Import erfolgreich war und die XML-Datei valide ist, dann können Sie sich freuen. Wenn nicht, kontaktieren Sie den Übersetzer. Womöglich wurde aus Versehen ein Tag gelöscht. Bei vielen Übersetzungsdienstleistern ist der Fehler schnell gefunden. Ein Parser kann die Ursache schnell ausfindig machen und Sie können einen neuen Versuch wagen.

Nachbearbeitung nach dem Import

Wurden alle Inhalte erfolgreich importiert, sollten Sie noch ein paar Kleinigkeiten prüfen. Werden Texte in Grafiken vollständig dargestellt oder müssen Sie Textboxen an die Übersetzung anpassen?

Je nach Anforderung muss vielleicht auch der eine oder andere Schönheitsfehler behoben werden. Abhängig von der Sprache kann Ihr Zieldokument andere Lauflängen als die Ausgangssprache aufweisen und so zu unschönen Umbrüchen führen. Einige Redaktionssysteme bieten Optionen zur Nachbearbeitung an.

Die Liste der möglichen Fehlerquellen ist lang. Deshalb möchten wir Ihnen noch diesen Tipp mit auf den Weg geben: Erstellen Sie sich eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten, damit Sie nichts vergessen. In diesem Sinne: Gutes Gelingen. Jetzt kann wirklich nichts mehr schief gehen.