Zuständigkeiten: Marketing / Technische Dokumentation

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In vielen Firmen liegt die Verantwortung für die Technischen Dokumentation – sei es aus historischen oder innerbetrieblichen Gründen – in der Marketing-Abteilung. Wird dann die Erstellung Technischer Dokumentation in eine Technische Redaktion verlagert, kommt es häufig zu Konflikten. Auf den ersten Blick prallen hier zwei Welten aufeinander, deren kleinster gemeinsamer Nenner nahezu unerreichbar erscheint. Jedoch liegt das Problem meistens nur am mangelnden Verständnis für die Arbeit und Intention der jeweils anderen Abteilung. Sind Sie auch in dieser Zwickmühle? A2 Doku GmbH empfiehlt: Schaffen Sie Verständnis im Rahmen eines Workshops.

Marketing-Unterlagen unterscheiden sich nicht nur inhaltlich stark von Technischer Dokumentation. Auch die Tools, die zur Erstellung der jeweiligen Dokumentarten zum Einsatz kommen, zeigen in ihren konzeptionellen Ansätzen große Unterschiede in der Herangehensweise. Auch unter dem Minimalismus-Prinzip (vgl. IEC/IEEE 82079-1, Absatz 5.3.3) wird verlangt, dass Inhalte in der Technischen Dokumentation ausschließlich den sicheren, effektiven und effizienten Umgang mit einem Produkt beschreiben sollen und auf alle „unnötigen“ Informationen verzichtet werden soll.

Marketing-Dokumente haben den Zweck, ein Produkt im bestmöglichen Licht zu präsentieren, um betriebswirtschaftlich hohen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen. Dies wird beispielsweise durch qualitativ hochwertiges Papier, hochauflösende Grafiken, farbige Effekte, Animationen und Präsentation von einzigartigen Produkteigenschaften wie Unique Selling Points (USPs) versucht, umzusetzen. Hierfür werden gerne Programme wie Indesign oder FrameMaker verwendet, welche ein hohes Maß an gestalterischen Möglichkeiten bieten und das Produkt ästhetisch für den potenziellen Käufer darstellen.

Unterschiedliche Ziele

Technische Dokumentation hingegen muss funktional und leicht verständlich für den Anwender sein. Der Fokus liegt darin, dem Leser beispielsweise eindeutige Handlungsanweisungen zu vermitteln, ihn durch unmissverständliche Warnhinweise vor möglichen Gefahren zu warnen oder durch schematische Zeichnungen ein einfaches Bild des Produkts abzubilden. Auf Grund der Ähnlichkeit vieler Produkte innerhalb einer Produktfamilie muss das Ziel der Dokumentationserstellung immer die größtmögliche Wiederverwendung sein. Solche strukturellen Anforderungen sind nur mit Redaktionssystemen möglich, die wiederum weniger gestalterische Möglichkeiten bieten als oben genannte Tools aus der Marketingbranche.

Auch in der Sprache und in der Formulierung unterscheidet sich ein Marketing-Dokument stark von Technischer Dokumentation. Marketingtexte sollen den Kunden zum Kauf eines Produkts überzeugen. Der Technische Redakteur hingegen sollte übersetzungsgerecht und in einfachen, verständlichen Sätzen schreiben.

Wie man sieht, sind diese beiden Welten nicht leicht zu vereinen. Wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass es sich für alle Beteiligten aus beiden „Lagern“ lohnt, sich die jeweilige Arbeitsweise und Intention des anderen erklären zu lassen. Durch gegenseitiges Verständnis, werden oftmals Vorurteile oder Missverständnisse ausgeräumt und eine Basis zur Findung von Kompromissen gelegt.

Scheuen Sie sich nicht, das Gespräch mit Ihren Kolleg*innen zu suchen. Das Beste, was am Ende dabei herauskommen kann ist, dass sowohl der neue Marketing-Katalog systematisch strukturierter als auch das Handbuch für die neue Maschine ansprechender gestaltet ist.